Գործիքներ, որ օգնում են հեռավար, ֆրիլանս և տնից աշխատողներին

Աշխատանքի հեռավար, ֆրիլանս և տնից իրականացման եղանակները անկախություն և ճկունություն տալուն զուգահեռ նաև պատասխանատվության մեծ զգացում և ժամանակի արդյունավետ կառավարման հմտություններ են պահանջում։

Բարեբախտաբար, ներկայումս կան բազմաթիվ գործիքներ՝ ծրագրեր և հավելվածներ, որոնք հեռավար, ֆրիլանս և տնից աշխատանքը կարող են դարձնել ավելի կազմակերպված և հարմարավետ։

Ստորև կներկայացնենք դրանցից մի քանիսը։

Փաթեթային ծառայություններ

Google Workspace

Google Workspace-ը Google ընկերության կողմից մշակված փաթեթ է, որը ներառում է Gmail (էլ․ փոստ), Google Drive (ֆայլերի պահպանում և սինխրոնիզացիա), Google Meet / Chat (հաղորդակցություն), Google Calendar (օրացույց՝ սինխրոնիզացիայի հնարավորությամբ), Google Docs (այդ թվում՝ Google Docs, Google Sheets, Google Slides և այլն) և մի շարք այլ ծառայություններ: Google Workspace-ի այս հավելվածների՝ անհատների կամ ոչ մեծ թիմերի համար նախատեսված «սպառողական» տարբերակներն անվճար են, և նրանց շնորհիվ աշխատանքային շփումները և համագործակցությունն ավելի սահուն են դառնում։

Microsoft 365

Փաթեթային լուծում է առաջարկվում նաև Microsoft ընկերության կողմից՝ համանուն Microsoft 365-ի տեսքով։ Այն ավելին է, քան պարզապես բոլորիս քաջածանոթ Word, Excel, PowerPoint ծրագրերը՝ իր մեջ ներառելով աշխատանքի արդյունավետության բարձրացմանը միտված մի շարք հավելվածներ, այդ թվում՝ OneDrive-ը՝ ֆայլերի պահպանման և փոխանակման, Teams-ը` թիմային համատեղ աշխատանքի և հաղորդակցության, SharePoint-ը՝ համացանցային համագործակցության, և Exchange-ը՝ էլ․ փոստային հոսթինգի և սինխրոնիզացվող օրացույցի համար։ Այս ամենն ամբողջացվում է անվտանգության ուժեղացված ապահովմամբ։

Հաղորդակցություն

Zoom

Հաջորդ գործիքի՝ Zoom-ի մասին, թերևս, հասցրել են լսել բոլորը՝ աշակերտներից մինչև քաղաքական գործիչներ։ Zoom-ը հաճախորդների և գործընկերների հետ առցանց հանդիպումներ ու կոնֆերանսներ կազմակերպելու հարթակ է, որը հասանելի է ինչպես անվճար, այնպես էլ վճարովի տարբերակներով։ Հիմնական տարբերությունները առաջարկվող անվճար և վճարովի տարբեր սակագնային պլանների միջև հանդիպման տևողությունն է (առավելագույնը՝ 40ր անվճարի դեպքում և անսահմանափակ՝ վճարովի պլանների դեպքում) և մասնակիցների քանակը (մինչև 100 հոգի անվճարի դեպքում և ավելի շատ մասնակիցներ՝ վճարելու պարագայում)։ Վճարովի սակագնային պլանները նաև մի շարք այլ հնարավորություններ են ընձեռում․ հասանելի են դառնում հանդիպումը ձայնագրելը, այն նաև սոցիալական ցանցերում ուղիղ միացմամբ հեռարձակելը, ինչպես նաև բրենդինգի տարրեր ավելացնելը և այլն։

Google Meet

Google Workspace-ի մասին խոսելուց հիշատակեցինք նաև վիդեոզանգերի համար նախատեսված Google Meet-ը, բայց կցանկանայինք այս հավելվածը մի փոքր ավելի ծավալուն ներկայացնել։ Այսպես՝ նախկինում Google Hangouts կոչվող ծառայության ոչ միայն անվանումն է փոխվել, այլև սպառողների թիրախային խումբը․ նախկինում այն հիմնականում ապահով բիզնես վիդեոզանգեր կատարելու գործիք էր, մինչդեռ այժմ շուկայում ներկայանում է որպես մի ծառայություն, որն անվճար և հասանելի է բոլոր-բոլորին՝ անկախ գործունեության բնույթից։

Krisp

Ի դեպ, քանի որ վերևում խոսեցինք վիդեոզանգերի մասին, կուզեինք թեմայի հետ կապված առանձին հիշատակել նաև մեր հայրենակիցների կողմից մշակված Krisp հավելվածը, որը, հիմնվելով արհեստական բանականության աշխատանքի վրա, վիդեոզանգի ընթացքում հեռացնում է ֆոնային աղմուկը և արձագանքը՝ միաժամանակ բարելավելով խոսողի ձայնի որակը։ Աղմկող երեխաները, սենյակի արձագանքն ու բակում անդադար հաչացող շունը Krisp-ի շնորհիվ այլևս չեն խոչընդոտի Ձեր առցանց հանդիպման սահուն ընթացքին։

Slack

Վերջին տարիներին, ի թիվս նամակագրության համար ստեղծված այլ գործիքների, մեծ տարածում է ձեռք բերել ակնթարթային հաղորդագրությունների փոխանակման Slack հավելվածը։ Ներկայումս ՀՀ-ում այն լայնորեն կիրառվում է հատկապես ՏՏ ընկերությունների կողմից, բայց փորձը ցույց է տալիս, որ իր մի շարք կարևոր առանձնահատկությունների, մասնավորապես՝ խոսակցություններում բառերի ազատ որոնելիության և ըստ նախագծի, թեմայի կամ թիմի կազմակերպված առանձին ալիքների (channel) շնորհիվ այն կարող է կիրառվել բոլոր ոլորտներում՝ խնայելով շատ ժամանակ և նյարդեր։

Ֆայլերի պահպանում և փոխանակում

Dropbox

Dropbox-ի օգնությամբ ֆայլերով փոխանակվելը և դրանց համատեղ խմբագրումը արագ է և պարզ․ անհրաժեշտ է ուղարկել միայն յուրաքանչյուր ֆայլին կցվող հղումը, և վայրկյանների ընթացքում Dropbox-ում նույնիսկ չգրանցված անձի համար տվյալ ֆայլը հասանելի կդառնա։ Ամենագրավիչը, իհարկե, ֆայլերի չափի սահմանափակումների բացակայությունն է, ինչը հնարավորություն է տալիս բացի նկարներից ու տեքստային ֆայլերից, փոխանակվել նաև ավելի մեծ չափերի ֆայլերով։ Բազային Dropbox Basic տարբերակով առաջարկվում է 2 ԳԲ «պահեստ», որից հետո պետք է միանալ անձնական կամ գործնական որևէ սակագնային պլանի (համեմատության համար նշենք, որ վերոնշյալ համանման OneDrive-ի և Google Drive-ի անվճար պլանները ենթադրում են համապատասխանաբար 5ԳԲ և 15ԳԲ տարածքների տրամադրում)։

WeTransfer

WeTransfer-ը ֆայլերով փոխանակման ամենատարածված լուծումներից է: Օգտագործման պարզության հետ մեկտեղ, այն թույլ է տալիս օգտագործողներին փոխանակվել գրեթե ցանկացած ձևաչափի մեծ ֆայլերով: WeTransfer-ով կարելի է բոլորովին անվճար ուղարկել մինչև 2ԳԲ չափի ֆայլեր, իսկ հղումն ակտիվ է մնում 7 օր շարունակ։ Ավելի մեծ ֆայլեր ուղարկելու և դրանց հասանելիության ժամկետը ինքնուրույն սահմանելու համար պետք է անցում կատարել WeTransfer Pro-ի՝ ծառայության վճարովի տարբերակին։

Նախագծերի ղեկավարում

Trello

Trello-ն առաջադրանքների կառավարման գործիք է, որտեղ օգտագործվում է նախագծերի կառավարման Կանբան համակարգը։ Բազային կարգավորումներով առաջադրանքների համակարգը բաղկացած է երեք ցուցակից՝ Անելիք, Ընթացիկ և Ավարտված: Այնուամենայնիվ, ցուցակները կարող են ավելացվել և հեռացվել՝ ըստ ցանկության ու անհրաժեշտության։ Trello-ի գործիքակազմը չափազանց դյուրին է կիրառման մեջ, ծրագիրն էլ անվճար է ցանկացած քանակի օգտագործողների համար, ինչը Trello-ն գրավիչ է դարձնում հատկապես թիմերի համար: Այնուամենայնիվ, այլ ծրագրերի հետ անսահմանափակ ինտեգրումների, ինչպես նաև բարելավված անվտանգության համար հարկավոր է անցում կատարել Business Class կամ Enterprise տարբերակներին՝ հավելյալ գումարի դիմաց:

Asana

Նախագծերի կառավարման մեկ այլ տարածված գործիք է Asana-ն։ Այն ստեղծվել է Facebook-ի նախկին ղեկավարների կողմից և մինչև հանրությանը որպես առանձին ծրագիր ներկայացվելը ծառայել է սոցիալական ցանցի ներքին համակարգումը կառավարելու համար։ Asana-ում օգտագործողները կարող են առաջադրանքներ ստեղծել և դրանք բաշխել երեք խմբերի միջև՝ ըստ արվելու հրատապության՝ Այսօր, Առաջիկայում և Ավելի ուշ: Անշուշտ, անհրաժեշտության դեպքում խմբերի քանակն ու անվանումները կարող են փոփոխվել։ Ի տարբերություն Trello-ի, որտեղ չկա առաջադրանքի մակնշման և նույնականացման համար ներկառուցված գործառույթ, Asana-ում կարելի է առանձին առաջադրանքները խմբավորել մեկ նախագծի մեջ և նույնիսկ խնդիրները բաժանել՝ ըստ ծրագրի, նպատակի կամ թեմայի: Asana-ն կարող է անվճար օգտագործվել մինչև 15 հոգու համար, իսկ լրացուցիչ հնարավորություններն ակտիվացնելու համար պետք է անցում կատարել վճարովի Premium կամ Business պլաններին:

Այսպիսով՝ կարող ենք եզրակացնել, որ հնարավորինս պարզեցված մոդելով գործող Trello-ն իդեալական է հատկապես փոքր թիմերի համար, իսկ Asana-ն ավելի նպատակահարմար է կիրառել մեծ թիմերի և բազմաթիվ ծրագրեր միաժամանակ ղեկավարելու պարագայում։

Ժամանակի կառավարում

Toggl Track

Ժամանակի ոչ արդյունավետ կառավարումը կարող է հանգեցնել շատ անցանկալի հետևանքների․ աշխատանքի վատ որակ, բաց թողնված վերջնաժամկետներ, որպես հետևանք՝ հաճախորդների կորուստ և գործընկերների անվստահություն։ Այսպիսի խնդիրներից խուսափելու և ժամանակի արդյունավետ կառավարման հմտություններ ձեռք բերելու հարցում օգնում են համապատասխան հավելվածները, որոնց շարքում ամենապարզ ու նաև դրա շնորհիվ ամենատարածված գործիքներից է Toggl Track-ը։ Այս ծառայության բջջային և համակարգչային հավելվածները հասանելի են բոլոր օպերացիոն համակարգերի համար, ինչպես նաև առկա են դրա ընդլայնումները (extensions)՝ նախատեսված Chrome և Firefox բրաուզերների համար։ Extension-ների շնորհիվ համակարգչի մոտ գտնվելու ողջ ընթացքում Toggl Track կոճակը մշտապես տեսանելի է լինում՝ այդպիսով ծառայելով որպես գործից չշեղվելու յուրատեսակ շարունակական հիշեցում: Ծրագրի կողմից գեներացված հաշվետվությունների տվյալների վերլուծությունը թույլ է տալիս շտկումներ մտցնել գրաֆիկի և աշխատանքի հանդեպ վերաբերմունքի մեջ։ Մեկ այլ առավելություն է այս գործիքի ինտեգրման հնարավորությունը 100-ից ավելի այլ հանրաճանաչ գործիքների հետ, որոնց թվում Google Calendar, Slack, Trello, Asana և այլն։ Թեև Toggl Track-ը բացի անվճար տարբերակից ունի նաև «լրացուցիչ գործառույթներ՝ որոշակի գումարի դիմաց» տարբերակ, սակայն ֆրիլանսերները և փոքր թիմերը կարող են նրանից առավելագույնը ստանալ՝ առանց ավելորդ գումար ներդնելու։

Կենտրոնացում աշխատանքի վրա

Forest

Գրավիչ գրաֆիկայով այս ծրագիրը նախատեսված է այն մարդկանց համար, որոնք աշխատելիս հաճախ են շեղվում ոչ կարևոր գործեր անելու, լինի դա լրահոսը թարմացնելը, թե սոցցանցային (հիմնականում կյանքում ոչ կիրառելի հնարքներ ցուցադրող) վիդեոներ դիտելը։ Forest-ի գաղափարը պարզ է, և նրա հիմքում ընկած է «Պոմոդորո» տեխնիկան․ աշխատել 25ր, հանգստանալ 5ր։ Դուք բացում եք ծրագիրը և ասում, որ ուզում եք ծառ տնկել: Մինչև 25ր լրանալը հեռախոսը գործածելը հանգեցնում է ծառի ոչնչացման։ Կանոնները պահպանելու դեպքում ծառը փթթում է, իսկ ժամանակի ընթացքում «փրկված» ծառերի անտառ է գոյանում՝ որպես հիշեցում, թե ինչքան ժամանակ եք տեղին օգտագործել։

Forest-ն անվճար տարբերակով հասանելի է Android օպերացիոն համակարգի համար և որպես ընդլայնում՝ Chrome-ի համար։ iOS օգտատերերը ստիպված կլինեն $1,99 վճարել ծառայությունից օգտվելու համար։

Հ․ Գ․ Ի դեպ, այս նյութը գրելիս կենտրոնանալու նպատակով հեղինակը օգտվել է հենց Forest-ից՝ սոցցանցերում ժամանակի վատնումը նվազագույնի հասցնելու համար։)

Վերոնշյալ հավելվածներն ու ծառայությունները հեռավար, ֆրիլանս և տնից աշխատանքն ավելի համակարգված դարձնող հարյուրավոր հնարավորություններից մի քանիսն են միայն։ Նման ծրագրերը էականորեն հեշտացնում են աշխատանքի կազմակերպումը և նպաստում են դրա արդյունավետության բարձրացմանը։ Այս կամ այն գործիքն ընտրելիս վերջնական որոշումը կախված է Ձեր նախասիրություններից, թիմում աշխատողների քանակից, ինչպես նաև նախատեսած բյուջեի չափից։

Ուրախ կլինենք, եթե նշված գործիքներից օգտվելու դեպքում կիսվեք մեզ հետ Ձեր տպավորություններով։